Embaucher son premier salarié : les obligations sociales et fiscales à connaître

Recruter son tout premier salarié, c’est franchir un cap important dans la vie d’une entreprise. Si cette décision marque une étape de croissance, elle implique aussi une série d’obligations légales que tout employeur doit maîtriser pour éviter les erreurs… et les sanctions.

Chez MTLC, cabinet d’expertise-comptable à Lyon, nous accompagnons les dirigeants dans chaque étape de ce processus. Voici un tour d’horizon des démarches incontournables.

Avant l’arrivée du salarié : les premières formalités à ne pas oublier

Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : Dès qu’un recrutement est acté, l’entreprise doit transmettre une DPAE à l’URSSAF au plus tard 8 jours avant la prise de poste. Cette déclaration permet notamment d’affilier le salarié aux organismes sociaux (sécurité sociale, retraite, assurance chômage) et d’organiser la visite médicale.

Affiliation au service de santé au travail (SST) : Tout employeur doit adhérer à un SST. Ce service organise la visite d’information et de prévention, obligatoire pour tous les nouveaux embauchés, avant la fin de leur période d’essai.

Rédaction du contrat de travail : Un contrat de travail écrit est fortement recommandé, voire obligatoire dans certains cas (CDD, temps partiel, etc.). Il doit inclure toutes les mentions prévues par le Code du travail et la convention collective applicable : rémunération, horaires, poste, période d’essai, etc.

Au moment de l’embauche : conformité et traçabilité

Registre unique du personnel : Dès l’arrivée du premier salarié, l’entreprise doit tenir un registre indiquant l’identité, le poste, la date d’entrée et le type de contrat. Ce document peut être exigé lors d’un contrôle.

Affichages obligatoires : Les horaires de travail, les consignes de sécurité, les coordonnées de l’inspection du travail ou encore le protocole en cas de harcèlement moral ou sexuel doivent être clairement visibles dans les locaux.

Sécurité et prévention : anticiper les risques

Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) : Obligatoire dès le premier salarié, ce document liste les risques auxquels les employés peuvent être exposés, ainsi que les actions de prévention mises en place. Il doit être mis à jour au moins une fois par an et conservé pendant 40 ans.

Protection sociale : des couvertures obligatoires

L’employeur doit affilier son entreprise à une caisse de retraite complémentaire (Agirc-Arrco) et souscrire une mutuelle collective pour ses salariés (conformément à la convention collective).

Paie et déclarations sociales : précision obligatoire

Bulletin de paie
Chaque mois, l’entreprise doit établir un bulletin conforme mentionnant salaire brut/net, heures travaillées, cotisations, congés, etc.

Déclaration sociale nominative (DSN)
Elle centralise toutes les informations liées à la paie et aux cotisations sociales, et doit être transmise mensuellement.

Prélèvement à la source
L’impôt sur le revenu du salarié est directement prélevé sur sa fiche de paie. L’entreprise joue donc le rôle de collecteur pour le compte de l’administration fiscale.

Obligations fiscales : ne pas négliger les déclarations

Les salaires versés doivent être déclarés à l’administration fiscale via la DSN. Cela permet de calculer la taxe sur les salaires, les éventuelles contributions sociales et d’ajuster les droits du salarié.

Aides à l’embauche et outils simplifiés

Titre Emploi-Service Entreprise (TESE)
Géré par l’URSSAF, le TESE est un dispositif gratuit qui permet de centraliser les démarches : contrat, bulletin, DPAE, calcul des cotisations… Un gain de temps pour les petites structures.

Faire appel à un expert-comptable
En s’appuyant sur un cabinet comme MTLC, l’employeur s’assure de respecter la réglementation, de sécuriser ses relations contractuelles, et de se concentrer sur le développement de son activité.

Sanctions possibles en cas de manquements

Se développer en toute conformité avec MTLC

Au-delà de l’aspect légal, bien gérer sa première embauche, c’est poser les fondations d’une relation de travail saine et durable.

Vous pouvez faire appel aux services de MTLC, Expert-comptable à Lyon, Sainte-Foy-Lès-Lyon, Francheville, Tassin-La-Demi-Lune, pour vous accompagner dans la mise en place de tous ces outils : paie, contrats, obligations sociales, déclarations fiscales…

Contactez MTLC, 65 avenue du Point du Jour 69005 LYON, 04-51-40-99-69.